Alors que les cheminots ont annoncé un rythme de grève de 2 jours sur 5 jusqu’au 28 juin 2018, la question du télétravail revient au cœur des débats.
Si la loi travail en a assoupli les modalités en encadrant notamment le télétravail occasionnel, la mise en pratique freine souvent les entreprises à franchir le pas. Alors quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour encadrer le télétravail ? Codepi fait le tour des solutions.
Accéder aux données comme au bureau
- Le bureau à distance
La mise en place d’un bureau à distance, ou bureau virtuel, permet au salarié nomade d’accéder à son bureau depuis n’importe quel équipement, n’importe où et n’importe quand. Couplée à une organisation de stockage des données sur un réseau commun à l’entreprise, ces solutions permettent à l’utilisateur d’accéder aux données comme s’il était au bureau.
- Les SaaS
Les SaaS, pour Software as a Service, sont des logiciels accessibles directement via Internet. En optant pour cette solution, l’entreprise assure une accessibilité optimale aux outils indispensables à l’activité du télétravailleur.
Assurer une sécurité optimale
- VPN – Virtual Private Network
En utilisant un VPN, le salarié nomade accède au réseau local de l’entreprise à distance via une connexion Internet sécurisée.
Le VPN rend l’internaute anonyme sur Internet en lui attribuant une adresse IP différente de la sienne et crypte les données manipulées. De plus, cette architecture permet à l’entreprise d’organiser avec plus de précision l’utilisation de ses données sensibles en interdisant, par exemple, leur consultation à distance et/ou le stockage sur l’ordinateur du salarié.
Afin de garantir une sécurité optimale, préconisez au salarié l’utilisation d’une liaison Internet filaire plutôt qu’une liaison Internet wifi.
Travailler efficacement
- Les communications unifiées
Cette solution de téléphonie moderne assure la convergence de tous les moyens de communication de votre entreprise (tél. fixe, mobile, fax, visio, messagerie instantanée, chat et email) grâce à une interface multi terminal (PC, Mac, Smartphone ou tablette). Le télétravailleur peut alors échanger tout type d’informations sans contrainte de lieu.
Parmi les nombreuses fonctionnalités qu’offre le service Centrex, celles exposées ci-dessous sont particulièrement utiles dans le cadre du télétravail :
La convergence multi terminal : L’utilisateur accède et contrôle ses services de téléphonie depuis n’importe où et depuis n’importe quel terminal.
Le numéro unique : Grâce à l’identité unique, l’emplacement géographique de vos collaborateurs n’impacte plus l’image de marque : le salarié distant passe ses appels depuis son téléphone mobile tout en affichant son numéro professionnel.
Le click to call et l’annuaire d’entreprise : Le salarié nomade accède au répertoire de l’entreprise et passe tous ses appels en un clic. Si ces deux fonctions peuvent apparaitre basiques, elles n’en demeurent pas moins très pratiques.
La conférence audio : Outre le service basique de conférence à 3, le service Centrex propose un pont de conférence (en option) permettant de connecter à distance jusqu’à 12 participants dans une même salle de réunion virtuelle.
Garder le contact
- Outils de gestion de projet
Microsoft Project, Trello, Monday, Asana…autant d’outils de gestion de projet afin d’optimiser le travail d’équipe, même à distance.
- Chat interne
Mettre à disposition un chat interne s’avère être une solution payante : même isolé, le télétravailleur peut échanger instantanément avec ses collègues, et avancer sur ses projets, mêmes communs à d’autres services. L’instantanéité du chat offre un gain de productivité en couplant la spontanéité de l’oral à la rigueur de l’écrit.
- Webmail
Dans l’optique où votre employé ne pourrait se connecter au VPN, l’alternative du Webmail est une solution intéressante : accessible depuis n’importe quel poste, n’importe quel FAI, n’importe quel pays, cet accès distant au serveur de messagerie d’entreprise permet de garder le contact avec l’activité de l’entreprise.
Bien sûr ces solutions exposées ne sont que des pistes de travail. Chaque société devra orienter ses choix selon son organisation en conservant pour leitmotiv : maintenir le salarié au cœur de l’entreprise.
Pour tout renseignement complémentaire, Codepi reste à votre disposition pour vous accompagner dans votre projet.
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